の導入事例

※ 2018年9月12日よりGrapeCity SpreadsheetはRaySheetへ名称変更しました。

取材協力:2017.11

GrapeCity Spreadsheetだからできた。毎月発生する600件のSalesforce商談をRPAで請求管理システムに自動登録

株式会社 ファインドスター様


従業員の総数およそ350名で17社のグループ企業を経営するという日本国内でも稀有なベンチャー企業集団の「ファインドスターグループ」は、通販企業向けのダイレクトマーケティング事業をコアビジネスとし、戦略策定から商品提案、プロモーション、クリエイティブ制作、顧客管理まで総合的に展開する活力あふれる企業です。最近では、アジアで圏での通販企業支援のため台湾と上海にもグループ企業を創設。グループ企業はすべて「起業家」が創設・経営するという理念の基、2022年には100社のベンチャー企業創設を目指すとのこと。

本記事はGrapeCity Spreadsheetをいち早く導入頂いたグループの中心企業「株式会社 ファインドスター」様の導入事例を紹介します。お話を伺ったのは、経営企画本部 総務部 部長の石上様。選定から導入までのスピード感とRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とSpreadsheetの組み合わせなど、ベンチャー企業らしい発想と次世代ビジネスでのIT導入のヒントが随所に詰まっていました。

GrapeCity Spreadsheet導入の背景

  • Salesforceに毎月登録・処理する600件の商談の効率化
  • Salesforce商談データから請求管理システムに手動登録する処理の効率化
  • システム開発コストと運用者問題

GrapeCity Spreadsheetを使ってみようと考えたきっかけはなんですか?

ファインドスター、ワンスターを中心とするダイレクトマーケティングディビジョンのグループ会社では顧客(クライアント)から請け負ったダイレクトマーケティング広告の運用管理をSalesforceの「商談」で行っているのですが、広告の運用は、複数の広告媒体を組み合わせて1つの商品をプロモーションします。DM(直接郵送)やSNS、検索広告などさまざまな方法で幅広く見込み客に認知してもらうためです。そのため、広告管理では「顧客(クライアント)数」x「商品数」x「広告媒体数」という数で商談データを登録しなければなりません。これが1か月で600件ほどになります。Salesforceはビジネス全体を見通せて非常に良いのですが、商談を1件ずつ登録したり、詳細画面を開いて編集したりする作業に時間がかかるうえ、処理が月末に集中するので何とか効率化したいと思っていました。


GrapeCity SpreadsheetでSalesforceの商談データ処理にかかる時間が半分以下に

ちょうどその時、Salesforce World Tourというイベントに出展していたGrapeCity Spreadsheetを見つけました。SalesforceのデータがExcelシートのように一覧表示できて、一覧上でデータの一括編集もできる。さらに、新規商談の追加も一覧上で行えると説明を受け、「これだ!」と思いました。Salesforceを導入する前は、広告の運用管理はExcelでこの作業を行っていたこともあり、ピンと来たのかもしれません。

すぐにトライアルで機能を試したところ、カスタマイズしている項目も多いのですが、問題なく商談の登録と編集ができました。Salesforceの1つの商談がExcelの「行」のように扱えて、行(商談)をコピーして新規商談にできますし、項目(列)も自由に並べ替えられるなど、とても使いやすかったです。

石上 裕也 様
石上 裕也 様
株式会社 ファインドスター
経営企画本部 総務部 部長

最初は2ユーザーで利用し始め、すぐに13ユーザーを追加。現在は15人が利用しています。GrapeCity Spreadsheet導入後、月末処理にかかる時間が半分以下になり、60万円の予算で開発する予定だった機能を開発せずに済みました。


SpreadsheetをRPA(ロボット・プロセス・オートメーション)と併用して使う

前述のとおり、広告の運用管理はSalesforceの商談で行っていますが、請求管理は別のシステムを使っています。月末クローズした600件の商談データから顧客ごとに請求書発行などを行う業務です。システムが異なるので、仕方なく手動でSalesforceの商談データを請求管理システムに登録していましたが、大変手間のかかる作業であるため自動化を検討し、RPAを使ってみようと考えました。


実は、GrapeCity Spreadsheetを使っているうちに、これはRPAととても相性が良いのではないかと思うようになったのです。テストをはじめたところ、予想通りうまく動作したので本格的な導入に踏み切りました。


そファインドスターグループの1社、 株式会社LIVERSEでは「オフィスロボ」というRPAと導入・運営コンサルティングを総合したソリューションを提供していますので、ここに相談しました。グループ企業のソリューションを実践することで、ノウハウを蓄積できますし機能改善にもつながりますから。


RPAとGrapeCity Spreadsheetの相性が良いとはどういうことでしょう?

RPAは人がマウスやキーボードで行う操作と同じことを機械が行います。Excelの各セルに入っている値を1セルずつコピーして、Wordの所定の位置にペーストする作業はよく行われますが、これがそのまま自動化されるイメージです。ピアノの自動演奏のようなものですね。動作がよくわかる動画がありますので、こちらを参考にしてください。

RPAはあらかじめ設計したシナリオに基づき、人と同じように、画面上のアプリの位置やコピー元のデータ、貼り付け先のアプリの位置などを認識し、データを登録していきます。そのため、コピー元のデータを取得するときなどに画面遷移が行われたりしてレイアウトが変わるとシナリオの調整が難しくなり、精度が落ちてしまうのです。

Salesforceの標準機能の場合、商談項目のデータを取得するためにリストビューから商談レイアウトに遷移します。遷移にかかる時間やレコードごとのページの長さなどデータごとに「揺れ」要素が大きいので不向きです。


一方、GrapeCity Spreadsheetはすべてのデータを一覧として固定された画面内に表示できるのでRPAが認識しやすいのです。さらに、Enterキーでの縦移動、タブキーによる横移動が可能で、これをRPAのコマンドとして定義できたことも決め手でした。SpreadsheetがなければRPAの採用は難しかったと思います。


イメージ

SpreadsheetとRPA連携のポイント

  • Tabキー/Enterキーでのデータ移動が可能
  • 詳細画面に遷移しない
  • ウィンドウを固定できる

Salesforceと請求管理システムのデータ連携ではなくなぜRPAを採用したのですか?

Salesforceと請求管理システムをAPIなどで接続し、データ連携する手段もありましたが、システム構築はSI企業に外注しなければならず、システム開発の費用も時間もかかってしまいます。社内にシステムの保守メンテナンスができるITの専門家もいませんでしたので、この方法を選びました。

RPAの運用は専用のパソコンが1台あれば可能ですし、ファインドスターグループ企業の「オフィスロボ」を自分たちの業務に実践することで、顧客目線で自分たちのサービスを見直すこともできますので。ファインドスターでは、GrapeCity SpreadsheetとRPA「オフィスロボ」により月末処理が大幅に改善できました。今後は、グループ内の他企業にも広げていけたらと考えています。特に定型業務に人的リソースを割かれている案件には最適です。


まとめ:総務部 部長自らがITツールを試し選定するということ

ファインドスターの石上様は、経営企画本部 総務部部長であり、システム開発の専門家ではありませんでした。しかし、自社の業務に精通し、どこをどのように改善すれば、業務効率が上がるのかということを熟知しておられ、ITをそのための「道具」として選び・試し・使いこなしていました。

GrapeCity Salesforceのようにリリースして日の浅いソリューションや、最先端のビジネスサービスであるRPAも、良いと思えばどんどん取り入れていく姿勢は、ファインドスターグループの理念である「起業家」を創出するという企業風土を反映していると取材を通して強く感じます。きっと、多くの企業でファインドスター様の事例を参考にしていただけるのではないでしょうか。

石上様、快く取材にご協力いただき、本当にありがとうございました。

企業情報

株式会社 ファインドスター様

株式会社 ファインドスター様

所在地
〒101-0061
東京都千代田区三崎町1-4-17東洋ビル⒒F
設立
1996年12月
事業内容
ファインドスターグループの中核企業。通販企業を主な顧客に持ち、同封同梱広告を中心とするダイレクトマーケティング総合支援。戦略策定からクリエイティブ制作、プロモーション、顧客分析までサポートする事業を展開。
お問合せ先
TEL:03-6860-4200
https://www.find-star.com/contact
Webサイト
https://www.find-star.com/

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